テレワーク導入する企業が増えてきた現在、パソコンやスマホを使用してのビジネスメールを今まで以上に利用する機会が見受けられます。
日常的にも、LINEやGmailなどのツールを使って、文章を送っている人も多いのではないでしょうか。
ビジネスメールを、普段送ってている文章と同じ感覚で送ってしまうと、ビジネスマナー的によろしくないですし、相手に誤解を招いてしまう恐れがあるので注意が必要です。
ビジネス用とプライベート用のメールは、うまく切り替えて使い分けているビジネスパーソンがほとんどでしょう。
中には、ラフな言葉遣いで送ったり、相手に失礼なことがわかっていないまま送ってしまう人もいます。
今回は、ビジネスメールの基本的なマナーや機能についてと、送信前の最終確認の大切さ、10個の電子メール作成法などについて紹介していきます。
目次
ビジネスメールの基本的なマナーとは？
社会人として働きだしたら、仕事で成果を上げることは大切ですが、ビジネスマナーを心得ることも重要です。
パソコンやスマホなどIT製品を使っているビジネスパーソンは多いですよね。
社内や社外のビジネスパーソンに、ビジネスメールを送っている人は基本的なマナーを頭に入れておかないと、相手に不快感や誤解を与える恐れがあります。
そして、初対面のビジネスパーソンに、ビジネスメールを使って挨拶をする機会も多いのではないでしょうか。
マナー違反となるビジネスメールを送ってしまうと、人間関係・信頼関係の構築が難しくなってしまう場合があります。
仕事の契約が台無しになったり、スムーズなコミュニケーションが取れなくなって仕事の効率も落ちてしまうかもしれません。
ビジネスメールの基本的なマナーを意識するうえで、大切になって来るのが相手に失礼にならないように礼儀正しい表現を用いたり、読みやすい文章・構成を送ることが大切です。
ビジネスメールの機能について
ビジネスメールに備わっている機能を上手く使いこなすことも大切です。
TO・CC・BCC
「TO」のところには、直接連絡を取りたい ビジネスパーソンの宛先を入力します。
1対1でしかビジネスメールの交渉をしない場合は、基本的に「TO」だけしか使用しないビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
宛先には、他にも「CC・BCC」などがあり、一斉送信をしたい場合や情報共有をする場合に用いられます。
「CC」のところには、情報を共有している相手がいる場合「TO」で指定したビジネスパーソンに、連絡先を知っていても差し支えない相手を入力します。
「BCC」のところには、「TO」のビジネスパーソンに連絡先を知られては困る人を指定して、情報共有を行います。
そして、送信者本人が「TO」・「CC」のどちらともの連絡先がわかっていた場合、「TO」・「CC」の宛先に入力されている者同士は全く関係性が無い場合もあるでしょう。
そのような場合は、「CC」を使うのではなく「BCC」にビジネスメールを送りたいビジネスパーソンを入力する必要があります。
そうしなければ、個人情報の漏洩問題に発展する恐れがあるので注意が必要なのです。
添付ファイル
ビジネスメールを、ビジネスパーソンに送信する場合、文章だけとは限りません。
その際、画像・動画など添付ファイルを送受信することもあるでしょう。
ビジネスメールのマナーとして、添付ファイルの数が多すぎるのは問題があります。
そして、添付ファイルに入力するファイル名の付け方にも気をつける必要があります。
できるだけ、相手が理解しやすいようにわかりやすい名前をつけることが大切です。
添付ファイルによっては、コンピュータウイルスに感染していたり 感染させるプログラムが仕組まれている恐れもあるのです。
ビジネスメールの添付ファイルを送る前や、受け取った後はウイルスチェックをするようにした方が安全です。
ビジネスメールのマナーで送信前の最終確認も大切！
ビジネスメールのマナーで、トラブルを未然に防ぐためにも送信前の最終確認が大切です。
ただ、文章が読みやすくなっているだけではなく、誤字脱字・誤変換はしていないのか確認するようにします。
特に、宛先やメールアドレスの入力を間違ってしまうのは避けなければいけません。
全く関係性が無いビジネスパーソンや企業に送ってしまうと、トラブルを招いてしまう恐れがあります。
個々でのやり取りだけで済むようなことが、勤務先の会社や相手の会社を巻き込む大惨事になりかねませんのでビジネスメールの送信ボタンを押す前の最終確認は重要なのです。
ビジネスメールのマナーとして知っておくべき10個の電子メール作法
ビジネスメールのマナーとして、知っておくべき10個の電子メール作成法を紹介します。
宛先を正確に使い分ける
メールは、文章や添付ファイルを使って手軽に相手に送ることができますが、送信ボタンを押すだけで一瞬にして相手へ届くのでよく確認して送らなければいけません。
基本的に1対1だけのやり取りをする場合は、「TO」を使い、「CC・BCC」なども使用する場合は使い分けに注意して宛先を正確に送るようにしましょう。
署名をつける
署名をつけることは、ビジネスメールのマナーとして大切です。
メールの終わりに、名刺に書いている情報を掲載した署名を入力したり、「署部署名・会社名・名前・郵便番号・住所・メールアドレス・FAX番号・電話番号・ウェブサイト」などを入力します。
用件を先に伝えてその後に詳細を記載する
日々、仕事で忙しくしているビジネスパーソンがほとんどです。
ビジネスメールの内容が長文だったり、何を伝えたいのかわかりにくかったら相手が読むのに時間を要します。
伝えたい用件を先に伝えて、その後に詳細を記載するようにして相手にわかりやすいビジネスメールを送ることが大切です。
内容は読みやすいように要点と結論をまとめる
ビジネスメールの文章は、全く改行がされていなかったり句読点がいと非常に読み辛いです。
加えて、内容は読みやすいように要点と結論をまとめるような構成が大切です。
わかりやすい件名にする
ビジネスメールを受け取るビジネスパーソンの多くが、まず件名から確認しています。
ですので、件名には具体的な名称や内容を入力して分かりやすくした方が良いでしょう。
また、あまり長い件名にならないようにします。
本文の冒頭で挨拶と名乗りをする
ビジネスパーソンによっては、ビジネスメールが色々な会社から届いていることもあるでしょう。
どこの誰からのビジネスメールかすぐにわかるように、本文の冒頭で挨拶と名乗りをしておくと相手は送り主がすぐに理解できるので返信しやすくなります。
添付ファイルの形式・容量・安全性を確認する
メールの添付ファイルの形式・容量には気をつける必要があります。
容量が大きすぎたり、ファイルの形式によっては受け取った相手が受信できない恐れがあります。
また、ウイルスチェックを実施して安全性を確認しておかないと、コンピュータウイルスに感染したり、拡散してしまうかもしれないので注意しましょう。
伝えたい用件がたくさんある時は箇条書きをする
ビジネスメールのマナーとして、伝える内容が沢山ある時は文章だけで送ってしまうと、相手に正確に伝わらない恐れがあります。
伝えたい用件がたくさんある時は、箇条書きを使って読みやすいように工夫することが大切です。
メールのやり取りが少なくて済むような文章を意識する
ビジネスメールを相手に送ったら、受け取ったビジネスパーソンはメール開いて読まないといけません。
その間、相手の時間を奪うことになります。
あまり重要ではない文章を何度も送っては返信を繰り返していると、ビジネスの生産性も上がりません。
具体的な話が進むような文章を送り、メールのやり取りが少なくて済むような文章を意識することが大切です。
まとめ
世の中にある企業はテレワーク導入はまだでも、ビジネスメールを利用しているところは多いです。
ビジネスマナーは、メールにもあります。
メールの基本的なマナーを理解しておかないと、相手先と円滑な交渉なコミュニケーションが図れなかったり仕事上のトラブルに発展してしまう恐れがあるので気をつけよう。
ブログ作成者
石澤大
「商品の本当の良さは作り手の熱い思いと考え方。
それを引き、伝えるだけ。」
- 略歴 -
1979年福島県生。
同志社大学心理学専攻卒。
大阪デザイナー専門学校プロダクトデザイン科卒。
プロダクトデザイン事務所、
アパレルメーカーを経て「DESIGN＝」設立。
人の心を何よりも大切にする
ブランド戦略のトータルプロデューサー。
楽天市場1位受賞商品30以上創出。
