テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは?会話事故の事例や対策について


テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは?会話事故の事例や対策について

テレワークを実施する企業が、日本で増えてきましたが従業員が会社に出社しないので社員同士や上司とのコミュニケーションの機会が減っています。

「報・連・相」を迅速に出来なくなるので、企業によっては従業員の生産性が低下して業績悪化をしているところも少なくありません。

しかし、テレワーク(リモートワーク)が、コミュニケーションにマイナスの影響を与えていると考えるのは時期尚早でしょう。

なぜなら、確かに会社の人達と会話をする機会は減ってしまいますが、在宅勤務が出来ると、子供や家族と話す時間が増えます。

ですので、テレワークは一概にコミュニケーション不足になりやすいのがデメリットだとは言えないでしょう。

今回は、テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは何なのかや、会話事故の事例や対策などについてご紹介していきます。

1.テレワークはコミュニケーション不足気味になりがち

テレワークを従業員にさせている企業では、「Skype・ZOOM・ChatWork・You Tube・ウェビナー」などのオンラインツールを使って、社員たちとのコミュニケーションをはかっているところが多いです。

上記のITツールは、一番シンプルなプランでは全て「無料」で使用することができます。

問題点としては、社員がみんなパソコンやIT機器の知識を持っているわけではないので企業がテレワークに必要な道具を貸し出しても上手く使いこなせないことです。

ITリテラシーがない人は、パソコンやIT機器を使ってオンライン通信を整えることが困難でしょう。

その結果、「Skype・ZOOM・ChatWork・You Tube・ウェビナー」などのオンラインツールのダウンロード方法すらわからずに、会社と連絡をする手段が狭まってしまいます。

そうなると、昔から用いられている連絡手段としてFAXや電話でしか会社に連絡できないので仕事に積極的な社員でなければ、わざわざFAXや電話で会社に「報・連・相」をしようとは思わないでしょう。

また、テレワークを実施している企業の社員の中でパソコンやIT機器の知識があってスムーズに在宅勤務や外出先の場所で仕事をしている人も、いくらオンライン通信で会社と連絡がとれるとはいえ、直接、会社に出社して会話をするよりもコミュニケーション不足気味になります。

2.テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは?

テレワークを実施すると、会社の社員や同僚・上司達と顔を合わせる機会が減るので、意図的に連絡を取らないといけないリモートワーク(テレワーク)ではコミュニケーション不足の原因になってしまいます。

そして、インターネットを利用してビデオ通話や会議などを会社の人達と行う環境では、仕事に関係した会話が優先されがちですので、挨拶やちょっとした雑談が減ってしまいがちです。

普段、会社に出勤してオフィスワークをしていると、朝礼・昼休み・終礼などがあるところがあるので、そういう時に社員同士の挨拶を交わしたり、雑談をする機会があります。

テレワークを開始すると、こういう機会が減少していきますからコミュニケーション不足の原因になります。

また、直接、会社に出勤して対面で会話をする方が情報共有のスピードや幅があるのですが、テレワークですと必ずしも社員が同じ時間帯で労働しているとは限りません。

ですので、情報共有に時間がかかってしまうということも起きてくるでしょう。

社員同士や同僚・上司と直接会話が出来ないテレワークでは、連絡手段はメールやチャットで文章を書いて報・連・相することが多くなってきます。

それでは、相手が確認・返信に時間がかかることも多かったり仕事内容が上手く相手に伝わらなかったりしてコミュニケーションに隔たりが生じる恐れもあります。

3.テレワークでコミュニケーション不足で実際に起こった会話事故の事例まとめ

テレワークをしている企業は、だんだんと増えてきていますがどこの企業も毎日、スムーズに業務がいっているわけではありません。

コミュニケーション不足の課題は大きく、直接、会社に出社して会話をするのと比較して「質・量・生産性」などが低下することが多いでしょう。

そして、仕事に必要なことの確認がとれなかったり情報共有が円滑にいかないなどの原因で、ミスやトラブルが起きてしまいがちです。

テレワークでコミュニケーション不足で実際に起こった会話事故としては、以下のようなものがありました。

・情報共有が円滑に行かないので間違った情報が相手に伝わった

・取り引き先の企業や顧客の信頼を失った

・同じ空間で仕事ができないのでオンラインで会話しても、社員のモチベーションが低下した

・情報共有の機会が減少して企業や部署の方向性が見えにくくなり目標を失った

・直接会って会話をする機会が減って、相手の表情がわかりにくいので感情が伝わりにくく会話が楽しくなくなった

上記のように、テレワークでコミュニケーション不足で実際に起こった会話事故があり、従業員だけではなく取り引き先の企業やお客様にもマイナスな影響を与えてしまう恐れもあります。

中小企業で、社員数が少ない少数精鋭のところであれば社長や上司が社員たちにテレワークに対応できるように丁寧に教育してあげることで上記のような会話不足の問題は乗り越えられる可能性はあるでしょう。

大企業ともなれば、何百人・何千人の従業員が働いているので、テレワークを実施すると、社員一人一人の行動を把握しにくくなるので、コミュニケーション不足の問題を乗り越えるのは難しくなっていくのではないでしょうか。

4.テレワークでコミュニケーション不足の対策について

テレワークでは、コミュニケーション不足になりがちということをお伝えしてきました。

しかし、何か対策を考えないといつまでたっても従業員の生産性がアップしなかったりサボり癖がついた社員がたくさん出てきたりして、企業は劣勢に立たされていくでしょう。

一部の企業では、テレワークでコミュニケーション不足の対策として「色々なオンラインツール」を導入しています。

「Skype・ZOOM・ChatWork・You Tube・ウェビナー」などの、オンラインツールはもちろんのこと、社員一人一人の行動を把握するために「管理アプリ」も導入して、できるだけ同じ空間で働いて貰うという対策をとっているとこもあります。

そうすることで、情報共有もしやすくなりますし、同じ時間帯で働いていたらメール・チャット・ビデオ通話などでレスポンスが早くなるというメリットがあります。

他にも、スケジュールや業務状況が共有できるツールや、インターネットを利用した環境で使用できるホワイトボードやマインドマップなどをコミュニケーション不足の対策として取り入れている企業もあるので、改善や対策をどんどん積極的に行っているわけなんですね。



 


5.テレワークでコミュニケーションのまとめ

テレワークを実施している企業は、日本でだんだんと増えてきていますが直接会社に出社しなくて良いかわりに、社員同士や同僚・上司とのコミュニケーションの機会が減ってしまいます。

そうすると、メール・チャットを利用することが多くなり仕事に必要な業務内容や情報をスムーズに相手に伝えることが困難になってしまいがちです。

トライ・アンド・エラーを繰り返しながら、企業はテレワークの円滑化をはかっていっていますがまだまだ難しいです。

コミュニケーション不足の対策は、これからの企業の課題になっていくところが多いでしょう。

コメントする

コメントは承認され次第、表示されます。

カート

利用可能なすべての在庫はカートにあります

カート内に商品がありません。