El número de empresas en Japón que implementan el teletrabajo está aumentando, pero como los empleados no van a la oficina, hay menos oportunidades de comunicación entre ellos y sus superiores.

Como se hace difícil informar, comunicar y consultar con rapidez, en algunas empresas la productividad de los empleados ha disminuido y el rendimiento empresarial se ha deteriorado.

Sin embargo, sería prematuro decir que el teletrabajo (trabajo remoto) está teniendo un impacto negativo en la comunicación.

Si bien es cierto que tendrás menos oportunidades de hablar con la gente en el trabajo, trabajar desde casa significa que tendrás más tiempo para hablar con tus hijos y tu familia.

Por tanto, no se puede decir que la desventaja del teletrabajo sea que puede conducir fácilmente a una falta de comunicación.

En esta ocasión, presentaremos las causas de la falta de comunicación durante el teletrabajo, así como ejemplos de accidentes de conversación y contramedidas.

Muchas empresas que hacen que sus empleados trabajen de forma remota utilizan herramientas en línea como Skype, ZOOM, ChatWork, YouTube y seminarios web para comunicarse con sus empleados.

Todas las herramientas informáticas mencionadas anteriormente se pueden utilizar de forma gratuita con el plan más simple.

El problema es que no todos los empleados tienen conocimientos de informática o equipos informáticos, por lo que aunque una empresa les preste las herramientas necesarias para el teletrabajo, no son capaces de utilizarlas adecuadamente.

A las personas que no tienen conocimientos de informática les resultará difícil comunicarse en línea utilizando una computadora o un equipo informático.

Como resultado, la gente ni siquiera sabe cómo descargar herramientas en línea como Skype, ZOOM, ChatWork, YouTube y Webinars, y sus medios para comunicarse con la empresa son limitados.

En ese caso, los únicos medios de comunicación tradicionales para contactar con la empresa son el fax y el teléfono, por lo que, a menos que seas un empleado proactivo en el trabajo, probablemente no pensarás en salir de tu camino para informar a la empresa por fax o teléfono.

Además, incluso entre los empleados de las empresas que implementan el teletrabajo, hay quienes tienen conocimientos de computadoras y equipos de TI y pueden trabajar sin problemas desde casa o en movimiento, y aunque pueden comunicarse con la empresa a través de comunicaciones en línea, todavía parece haber una falta de comunicación en comparación con ir a la oficina en persona y hablar.

Al trabajar de forma remota, hay menos oportunidades de reunirse cara a cara con empleados, colegas y superiores de la empresa, lo que puede generar una falta de comunicación cuando se trabaja de forma remota, ya que hay que comunicarse intencionalmente.

Además, en un entorno donde las personas utilizan Internet para hacer videollamadas y mantener reuniones con colegas, las conversaciones relacionadas con el trabajo tienden a tener prioridad, por lo que los saludos y las charlas informales tienden a disminuir.

Cuando vas a trabajar y realizas labores de oficina, normalmente hay reuniones matutinas, pausas para el almuerzo y asambleas de clausura, y estos son momentos en los que los empleados tienen la oportunidad de saludarse y conversar.

Cuando comienza el teletrabajo, estas oportunidades disminuyen, lo que genera una falta de comunicación.

Además, la información se puede compartir más rápida y ampliamente cuando los empleados van en persona a la oficina y hablan cara a cara, pero con el teletrabajo, los empleados no necesariamente trabajan al mismo tiempo.

Por lo tanto, puede llevar algún tiempo compartir información.

En el teletrabajo, donde los empleados no pueden hablar directamente entre ellos, ni con sus colegas ni con sus superiores, la comunicación suele volverse más común a través del correo electrónico escrito o el chat para informarse y consultarse entre sí.

Esto podría generar una brecha de comunicación ya que la otra parte tarda mucho tiempo en confirmar y responder, o el contenido del trabajo no se transmite adecuadamente a la otra parte.

El número de empresas que implementan el teletrabajo aumenta paulatinamente, pero no todas las empresas funcionan sin problemas todos los días.

El problema de la falta de comunicación es importante y, en comparación con ir a la oficina y tener conversaciones cara a cara, la calidad, la cantidad y la productividad probablemente disminuirán.

Además, es probable que se produzcan errores y problemas debido a factores como la falta de confirmación de lo necesario para el trabajo o la falta de un intercambio fluido de información.

A continuación se muestran algunos ejemplos de accidentes de conversación que realmente ocurrieron debido a la falta de comunicación durante el teletrabajo.

・El intercambio de información no se realizó sin problemas, por lo que se transmitió información incorrecta a la otra parte.

・Perdió la confianza de socios comerciales y clientes.

・La motivación de los empleados ha disminuido incluso cuando se comunican en línea porque no podemos trabajar en el mismo espacio.

・Las oportunidades de compartir información han disminuido, lo que dificulta ver la dirección de la empresa o el departamento y provoca la pérdida de objetivos.

・La cantidad de oportunidades de conocer y hablar en persona ha disminuido y es difícil comprender las expresiones faciales de la otra persona, por lo que es difícil transmitir emociones y las conversaciones ya no son agradables.

Como se mencionó anteriormente, se han producido accidentes de conversación reales debido a la falta de comunicación durante el teletrabajo, y esto podría tener un impacto negativo no solo en los empleados, sino también en los socios comerciales y los clientes.

Para las empresas pequeñas o medianas con un número reducido de empleados, el problema de la falta de comunicación mencionado anteriormente puede superarse si el presidente o supervisor educa cuidadosamente a los empleados sobre cómo trabajar de forma remota.

Las grandes empresas emplean a cientos o incluso miles de empleados, por lo que si implementan el teletrabajo se hace difícil realizar un seguimiento de las acciones de cada empleado, dificultando superar el problema de la falta de comunicación.

Llevamos tiempo diciendo que el teletrabajo a menudo puede provocar una falta de comunicación.

Sin embargo, si no se toman medidas, la productividad de los empleados nunca aumentará, muchos de ellos desarrollarán el hábito de holgazanear y la empresa se encontrará en desventaja.

Algunas empresas están introduciendo diversas herramientas en línea para abordar la falta de comunicación causada por el teletrabajo.

Además de utilizar herramientas en línea como Skype, ZOOM, ChatWork, YouTube y seminarios web, algunas empresas también han introducido aplicaciones de gestión para realizar un seguimiento de las actividades de cada empleado y tomar medidas para que los empleados trabajen en el mismo espacio tanto como sea posible.

Esto hace que sea más fácil compartir información y, si trabajas al mismo tiempo, puedes recibir respuestas más rápidas por correo electrónico, chat, videollamadas, etc.

Algunas empresas también están utilizando herramientas que permiten compartir horarios y estados de trabajo, así como pizarras y mapas mentales que se pueden utilizar en un entorno de Internet, para abordar la falta de comunicación, por lo que están realizando mejoras y tomando medidas activamente.

El número de empresas en Japón que implementan el teletrabajo está aumentando gradualmente, pero aunque los empleados no tienen que acudir personalmente a la oficina, tienen menos oportunidades de comunicarse con otros empleados, colegas y superiores.

Esto puede llevar a un uso más frecuente del correo electrónico y el chat, lo que dificulta la comunicación fluida de detalles e información relacionada con el trabajo a otras personas.

Las empresas están intentando, mediante ensayo y error, facilitar el teletrabajo, pero sigue siendo difícil.

Abordar la falta de comunicación probablemente se convertirá en un desafío para muchas empresas en el futuro.