El teletrabajo es una nueva forma de trabajar que se ha vuelto popular durante la pandemia de coronavirus.

Hasta ahora, este ha sido un estilo de trabajo familiar para las personas que han trabajado en ocupaciones especiales o como autónomos, pero puede ser una forma de trabajar desconocida para un empleado normal de una empresa.

Ahora que ya no se ahorra tiempo en viajar y hay más tiempo disponible, algunas personas han estado tratando de crear un entorno que les permita vivir una vida más plena.

“Mi empresa ha empezado a potenciar el teletrabajo, pero no sé cómo hacerlo…”

"Estoy trabajando desde casa por ahora, pero siento que soy menos productivo que antes..."

Debe haber muchas personas que tienen las mismas preocupaciones.

Ahora que ya no podemos utilizar los recursos empresariales que antes se daban por sentados en las oficinas que proporcionaban un entorno propicio para el trabajo, como instalaciones de Wi-Fi, seguridad en Internet, un estudio tranquilo donde concentrarse y acceso a las personas, cosas, eventos e información necesaria para concebir un nuevo negocio, ¿dónde podemos encontrar un "lugar" donde podamos trabajar de forma fructífera?

En esta ocasión os presentaremos algunos lugares perfectos para realizar teletrabajo para solucionar este tipo de problemas.

Nuevas formas de trabajar para una nueva era. Si lees esto ¡tú también podrás convertirte en un gran teletrabajador a partir de mañana!

El "teletrabajo" ha sido ampliamente cubierto en los medios de comunicación y ha atraído mucha atención.

En las directrices del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar Social, se define como "el trabajo realizado fuera del lugar de trabajo por trabajadores que utilizan tecnologías de la información y las comunicaciones", y se dice que sus efectos son acortar los tiempos de viaje y aliviar la tensión mental y física al permitir un uso flexible de los horarios y lugares de trabajo, mejorar la eficiencia laboral en un entorno donde los trabajadores pueden concentrarse en su trabajo, reducir las horas extras como resultado e incluso hacer posible lograr un equilibrio armonioso entre el trabajo y la vida personal al utilizar el "tiempo disponible" creado por esta mejora de la eficiencia para el cuidado de niños o de personas mayores.

Sin embargo, la situación actual es mixta y, como se mencionó al principio, ha habido algunos informes de que la productividad ha disminuido debido al teletrabajo.

El teletrabajo está atrayendo mucha atención, con opiniones tanto positivas como negativas, pero ¿hasta qué punto se está utilizando en las empresas?

El Libro Blanco de Información y Comunicaciones de 2021 publicado por el Ministerio del Interior y Comunicaciones resume los datos como se muestra en la siguiente figura.

(Fuente: Ministerio del Interior y Comunicaciones, Libro Blanco de Información y Comunicaciones 2021)

El sector de la información y las comunicaciones, en el que el teletrabajo se puede implementar con relativa facilidad y no requiere lugares de trabajo específicos, está trabajando activamente en ello, mientras que los sectores de la medicina, la atención de enfermería, el bienestar y el alojamiento y los servicios de alimentación, en los que el trabajo interpersonal es el foco principal, aún no han logrado avances significativos en su implementación.

Ahora que se ha levantado el estado de emergencia, la Federación Empresarial de Japón ha emitido una propuesta para reducir en un 70% el número de personas que viajan al trabajo, y se está revisando este plan. Dado que algunas empresas están eliminando el teletrabajo, será interesante ver cómo evolucionan las reformas en el estilo de trabajo según el tipo de negocio.

El teletrabajo es la pieza central de la reforma del estilo de trabajo. Cuando se trata de salir de la oficina y buscar un lugar para trabajar por su cuenta, muchas personas no están seguras de qué tipo de lugar elegir.

¿Qué preparativos debes realizar para crear un entorno de teletrabajo ideal que aumente la productividad?

Las “Directrices para promover la introducción e implementación adecuada del teletrabajo”, revisadas por el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar en marzo de 2021, establecen que es necesario un entorno como el que se muestra en la figura.

・Ventanas: ventilación, persianas, cortinas, etc.

・Silla: estabilidad, movilidad, ajuste de altura e inclinación, reposabrazos.

・Escritorio: lo suficientemente grande y a una altura que se adapte a su tipo de cuerpo o que se pueda ajustar.

・Aire acondicionado: temperatura y humedad adecuadas

・PC: brillo de la pantalla, posición del teclado, operatividad del mouse, etc.

Además, las necesidades mínimas requeridas para realizar tu trabajo incluyen una conexión a Internet (Wi-Fi), auriculares/cascos, una cámara web y un micrófono.

Si fuéramos un poco extravagantes, también querríamos un monitor secundario o soporte de monitor para trabajar más cómodamente, adaptadores para conectar dispositivos... la lista sigue y sigue.

De hecho, aunque no lo sean todos, en los últimos tiempos han ido apareciendo en la ciudad numerosos lugares que cuentan con este tipo de ambiente y facilitan el trabajo.

A continuación le presentaremos algunos, así que ¿por qué no visitar uno y probarlo para ver si se adapta a su estilo de trabajo?

Una oficina compartida es un nuevo tipo de espacio de oficina de alquiler que permite a las empresas y a las personas compartir espacios de oficina e instalaciones. En el mundo actual, donde la economía colaborativa está en auge, compartir áreas y equipos comunes se ha vuelto algo común también en las oficinas.

Hasta ahora se conocía más ampliamente como “oficinas alquiladas”, pero en el caso de las oficinas compartidas, el énfasis está puesto en “compartir” más que en “alquilar”, y este nuevo estilo está atrayendo mucha atención.

Los costos se cobran principalmente de forma mensual o anual, y los precios varían mucho según la ubicación de la oficina compartida, el tamaño del espacio y el nivel de las instalaciones.

A medida que aumenta el conocimiento de la propiedad, también se vuelve más popular y las ubicaciones con buenas condiciones se reservan rápidamente, por lo que si encuentra una ubicación que sea perfecta para usted, es mejor firmar un contrato con anticipación.

Un espacio de alquiler es un espacio disponible que cualquier persona puede utilizar libremente siempre que pague la tarifa y respete las reglas. Se puede utilizar para una amplia gama de propósitos, incluso como espacio para eventos, sala de conferencias, sala de fiestas, estudio de fotografía y espacio de práctica de baile.

Suelen utilizarse para eventos, e incluyen espacios insonorizados tipo estudio, espacios equipados con micrófonos, proyectores y pantallas para conferencias, e incluso una sala en un edificio de apartamentos en torre alquilada como espacio para fiestas.

Los costes se cobran principalmente por hora según la duración del uso y varían dependiendo de la ubicación del espacio de alquiler, el tamaño de la parcela y el nivel de las instalaciones.

Las reservas se llenan rápidamente durante los períodos de eventos importantes, como Halloween y Navidad, por lo que recomendamos hacer reservas con 1 o 2 meses de anticipación.

Una oficina satélite es una oficina ubicada lejos de la sede o la oficina principal de una empresa. La ubicación depende de la empresa u organización que lo adopte, pero se llaman “satélites” porque se instalan como satélites con su oficina central en el centro.

Dependiendo de dónde estén ubicadas, las oficinas satélite se pueden dividir en tres tipos: oficinas satélite urbanas, oficinas satélite suburbanas y oficinas satélite regionales.

Las oficinas satélite urbanas suelen ser propiedad de empresas con sede en zonas rurales y generalmente sirven como oficinas de ventas en zonas urbanas. Esto reduce los costes de viaje de los empleados que regresan de los centros de ventas a la oficina central, lo que les permite trabajar con mayor fluidez.

Una oficina satélite suburbana es cuando una empresa con su sede en una ciudad establece una oficina en los suburbios. Al reducir los costos de viaje de los empleados que se desplazan al centro de la ciudad, podemos aumentar su tiempo disponible y garantizar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Se espera que tenga beneficios como una reducción en la rotación de personal.

Una oficina satélite regional es una oficina ubicada en un área remota del país y está ganando atención debido a la expansión del workation. Los gobiernos nacional y locales están apoyando activamente esta iniciativa desde la perspectiva de la revitalización regional, y es probable que continúe expandiéndose en el futuro.

Incluso antes del inicio de la reforma del modo de trabajo, los cafés se han utilizado como lugares de trabajo para "trabajadores nómadas" y autónomos porque ofrecen espacios de bajo coste. Quizás hayas visto a gente trabajando con sus ordenadores portátiles repartidos por los cafés.

A medida que el teletrabajo se vuelve más común, un número cada vez mayor de cafés ahora ofrecen Wi-Fi y hacen que sus espacios sean fáciles de usar como espacios de trabajo.

Sin embargo, los cafés son esencialmente lugares para disfrutar de comer, beber y charlar, y son utilizados por una amplia gama de clientes, por lo que para las personas que desean trabajar tranquilamente en un entorno tranquilo, puede resultar difícil concentrarse.

Te recomendamos que utilices cafés más especializados para entornos de negocios, como “cafés de trabajo” o “cafés de salas de estudio”.

Los hoteles de negocios, que siempre han ofrecido a sus huéspedes un ambiente cómodo y relajado, han ido introduciendo en los últimos años numerosos planes de teletrabajo. No sólo están equipados con tomas de corriente y Wi-Fi, sino que también proporcionan un entorno en el que puedes pasar el tiempo desde la mañana hasta la noche, por lo que poco a poco se están volviendo populares. Este será un lugar familiar para los trabajadores de oficina que viajan frecuentemente por negocios.

Ofrecemos una amplia variedad de servicios que se adaptan a tus necesidades, desde excursiones de un día que duran ocho horas diarias hasta planes “enlatados” que te permiten sumergirte en el trabajo durante cinco días.

Aunque el costo es más alto que en otros lugares, la calidad del ambiente de trabajo es de primera. ¿Por qué no intentar usarlo para adaptarlo a tu propio estilo de trabajo?

Si tienes un estudio en casa, no tienes que desviarte de tu camino para encontrar un espacio especial para teletrabajar. Para las personas que están acostumbradas a trabajar desde casa, ya sea porque tienen que llevarse mucho trabajo a casa o porque tienen un trabajo secundario, cambiar de entorno puede hacerlas menos productivas.

Si actualmente no tienes un entorno de trabajo en casa, es posible que quieras aprovechar el tiempo que pasas en casa e intentar montar un nuevo estudio utilizando métodos de bricolaje u otros. Las tiendas online que venden muebles y material de oficina ofrecen equipos y suministros de alta calidad a precios relativamente bajos, y tener tu propia oficina personalizada a tu gusto puede hacerte sentir como el señor de tu propio castillo.

"Coworking" se refiere a un estilo de trabajo colaborativo en el que las personas trabajan de forma independiente mientras comparten espacios de oficina, salas de conferencias y espacios de reunión, mientras que un espacio de coworking se refiere al entorno o instalación donde se lleva a cabo el coworking. Recientemente, su número ha aumentado hasta el punto que se dice que hay uno por cada estación del centro de la ciudad.

Es similar a una oficina compartida en el sentido de que implica compartir una oficina, pero un espacio de coworking se caracteriza por tener amplias áreas comunes.

Al no ser un espacio ocupado no puedes tener la libertad de cambiar la distribución a tu gusto ni instalar estanterías. Sin embargo, los espacios de coworking están repletos de oportunidades de interacción que compensan con creces este inconveniente. Uno de los mayores atractivos es la posibilidad de acceder a oportunidades de negocio e información mediante la conexión informal con trabajadores autónomos y de oficina que utilizan el mismo espacio.

Los costos se pueden dividir en términos generales en un plan de uso ilimitado mensual y un plan de uso temporal llamado plan drop-in. Dependiendo de las opciones también hay espacios donde se pueden alquilar taquillas o utilizarlas como domicilios.

Al elegir un lugar para teletrabajar, debes tener en cuenta el coste, la seguridad, la ubicación y el entorno.

En el capítulo anterior, presentamos brevemente los costos y el entorno de cada servicio, pero para estar seguros, echemos un vistazo a los puntos importantes a continuación.

Los costos varían según la instalación, pero se pueden dividir en dos tipos: "plan mensual (suscripción)" y "pago por uso (drop-in)".

Si lo usas con frecuencia, un plan mensual será más económico, pero si solo lo necesitas según lo necesites, un plan de pago por uso será más económico.

Con un plan mensual, no solo obtienes uso ilimitado de las instalaciones, sino que también puedes obtener algunas excelentes opciones, como alquiler de casilleros, la posibilidad de unirte a una comunidad solo para miembros o la posibilidad de asistir a eventos organizados por el espacio a tarifas especiales.

El rango de precios varía dependiendo de la ubicación, como por ejemplo si el espacio está cerca de una estación en el centro de la ciudad o en una zona rural, y el nivel de instalaciones proporcionadas en el espacio.

Es una buena idea elegir un espacio apropiado en función de la frecuencia con la que lo utilizarás y tu estilo de trabajo.

Cuando se trata de datos de clientes o documentos confidenciales, una cosa a tener en cuenta es la seguridad.

Si una empresa cuenta con fuertes medidas de seguridad, los archivos y datos internos se configurarán de manera que solo se pueda acceder a ellos desde el propio servidor de la empresa.

Cuando se trabaja fuera de la oficina, no hay necesidad de preocuparse por la fuga de archivos o datos como los mencionados anteriormente, a los que no podría acceder en primer lugar.

Más bien, lo que debemos tener en cuenta es la seguridad en los aspectos analógicos, como la "conversación" y el "espionaje".

Si planea realizar reuniones en línea o conferencias telefónicas, es mejor elegir un espacio que tenga cabinas dedicadas.

Una de las cosas a tener en cuenta al trabajar remotamente es la ubicación.

Si se introduce el teletrabajo como parte de una reforma del estilo de trabajo, elegir un lugar lejos del hogar generará costos de viaje, lo que frustrará el propósito de la reforma.

Además, si tu negocio tiene mucho tráfico, elegir un espacio alejado de la estación podría provocar que los clientes tengan que desplazarse.

Elija un espacio en una ubicación apropiada que se adapte a su estilo de trabajo y a sus objetivos, como por ejemplo el motivo por el que está trabajando de forma remota en primer lugar.

A la hora de elegir un lugar para teletrabajar lo más importante a tener en cuenta es el entorno.

Si su trabajo implica muchas reuniones en línea y el intercambio de archivos grandes, trabajar en un lugar sin un entorno de comunicación fuerte puede ser muy estresante y reducir su productividad.

Además, si quieres trabajar en un ambiente tranquilo y concentrado, es importante tener un espacio para ti donde no te moleste nadie.

Consulta la información proporcionada en el capítulo anterior, “Lugares perfectos para teletrabajar”, ​​y elige un espacio con el ambiente óptimo.

Convenientemente ubicado a solo 5 minutos a pie de la estación Fukushima en la línea JR Loop.

Cuando se trata de espacios de coworking que actualmente están ganando impulso en la ciudad de Osaka, el centro de negocios del país, no hay otro lugar como GRANDSLAM.

Este espacio de coworking se puede utilizar para una amplia gama de propósitos y está equipado con espacios compartidos donde puede relajarse y concentrarse, así como oficinas compartidas, salas de reuniones y estudios de alquiler.

Diariamente se celebran diversos eventos y reuniones sociales, y el espacio está muy bien valorado por los participantes como "el lugar para conocer gente interesante", y cuenta con una comunidad tanto online como offline.

El encanto de GRANDSLAM reside en su generosidad, ya que te acogerá incluso si llegas de casualidad, pero te recomendamos que empieces participando en algún evento.

Si estás interesado, consulta la información más reciente en el siguiente enlace.

En esta ocasión he elaborado una lista de “lugares para teletrabajar”.

Introdujimos el contexto social de la introducción del teletrabajo, el entorno necesario para el mismo, las ubicaciones óptimas y los puntos a tener en cuenta.

Utilizando la información proporcionada en este artículo como referencia, ¿por qué no probar una nueva forma de trabajar sin estrés?