名刺整理はアナログとデジタルどっちが良い?メリット・デメリットやコツをご紹介



名刺整理はアナログとデジタルどっちが良い?メリット・デメリットやコツをご紹介

社会人になって、長年会社員をしていると名刺交換をする機会もたくさんあります。

勤続年数が長くなると、どんどん取引先の担当者や企業の方の名刺が溜まってきますよね。

そのまま、名刺入れに入れたままにするビジネスマンもいますが、名刺整理は定期的にした方が良いです。

そして、名刺の管理方法は、アナログ式とデジタル式がありますので、自分に合ったやり方で名刺を保管すると良いですね。

今回は、名刺整理はアナログとデジタルどっちが良いのかや、メリット・デメリットやコツなどについてご紹介していきます。

1.名刺整理のアナログ式について

名刺整理は、名刺を貰う頻度がそこまで高くなく、手元にある名刺がそんなに多くない人でも定期的に行った方が良いです。

なぜなら、枚数が増えれば増えるほど、お目当ての名刺を探したりするのが難しくなりますし、一つの物の中に、大量の名刺をストックして持ち歩いていると、重くなり持ち運びに苦労します。

さらに、名刺は自分の個人情報の他に勤め先の企業の情報が入っています。

取引先の担当者や会社から頂いた名刺であれば、今後の仕事に繋がる場合もありますので、大切に保管しなければいけません。

もし、紛失させてしまうと悪意がある者の手に渡れば、悪用されたり、次の商談の時に取引先の方の名前などを忘れてしまった場合、とても失礼にあたります。

そして、名刺整理でアナログ式では【回転式名刺ホルダー・バインダー式ホルダー・ファイルフォルダー】などがあります。

2.名刺整理のデジタル式について

名刺整理で、ネットリテラシーが高いビジネスマンはデジタル式で保管する方法がおすすめです。

ですが、できればアナログ式とデジタル式のどちらとも使用して名刺を管理する事で、どちらかの管理方法で名刺情報を紛失させてしまっても、もう一方でしっかりとデータが残っていますから安心ですよ。

また、名刺整理でデジタル式を利用されている方は、自宅のPCに自分の個人情報や顧客データを保存できる他、会社のパソコンにも作成したデータを共有する事ができるので、より紛失防止対策も万全になるでしょう。

ですが、デジタルで名刺情報を管理できるという事は、他人に自分のパソコン情報をハッキングされる恐れもあり、セキュリティ対策をしっかりとしなければいけません。

そして、デジタル式の名刺の管理方法は【エクセル・アプリ・外注・市販ソフト】などがあります。

まだまだ、名刺整理に関しては、アナログ式でされてるビジネスマンも多いですから、デジタル式の管理方法は意識高い系の人が使用し難しそうだと思われているものです。

ですが、今後日本は、増々情報化社会になりインターネット事業が盛んになっていきますから、今のうちにネットリテラシーを高めて、名刺整理をデジタル式で出来るようになっておくと良いかもしれませんね。

3.名刺整理のアナログ式のメリット・デメリット

名刺整理のアナログ式は、あまりコストがかからずに、PC音痴の方でも気軽にできます。

また、PCやスマホで名刺の管理をするとなると、バッテリー切れを起こす可能性もあるので注意しないといけません。

その点、アナログ式ですと、デジタル式のように膨大なデータを保管する事はできませんが、パソコンやスマホを起動させる手間が入りません。

そして、その場でサッと名刺をメモ帳代わりにもできます。

名刺整理のアナログ式のメリット

・あまり費用をかけずに管理する事ができる

・電子機器を使用しないのでバッテリー切れの心配がない

・鞄に入れて持ち歩くとすぐに名刺情報を確認できる

・セキュリティー対策

・頂いた名刺に直接情報を書き込んで保管できる

名刺整理のアナログ式のデメリット

・検索機能がないので自力で名刺を探さないといけない

・五十音順など並び方を簡単に整理できない

・名刺の枚数が増えれば保管スペースがその分必要

4.名刺整理のデジタル式のメリット・デメリット

ネットリテラシーが高いビジネスマンは、名刺整理をする場合、デジタル式を使用した方が良いでしょう。

アナログ式の場合と違い、パソコンやスマホ上では保管スペースを無限に確保する事ができます。

ですので、大量に名刺を持っている方や、名刺交換をする頻度が多い方にとっては最適な手段ではないでしょうか。

しかし、それでもアナログ式と同様、メリット・デメリットのどちらもあるので、良く理解を深めておいたほうが安心です。

名刺整理のデジタル式のメリット

・名刺がかさばる事がない

・会社の同僚や部署などで情報共有しやすい

・名刺整理や名刺を探す事が容易にできる

・同じ名刺管理アプリで名刺交換をした人も、利用していると交流できる

・最新の名刺データを気軽に更新できる

名刺整理のデジタル式のデメリット

・しっかりとしたセキュリティー対策が必要

・データが破損する場合がある

・外出時はPCやスマホを起動させて、名刺情報を確認しなければいけない

・バッテリー切れで気軽に確認する事が出来ない恐れがある

5.名刺整理はアナログとデジタルどっちが良い?

名刺整理の、アナログ式とデジタル式の良い点・悪い点を含めてご紹介してきました。

ですが、名刺を管理するうえで、どちらともに共通している事はビジネスチャンスを逃さないということです。

しっかりと自分で名刺整理をしておくと、以前名刺交換をした取引先の担当者や企業から仕事の依頼が来た時に、頂いた名刺を確認できれば、すぐに面談した人の顔と名前を思い出す事もできますから失礼がなく応対する事ができます。

もし、名刺情報を紛失させてしまったり、探し出せなくて相手の名前や顔、そして大切な情報を思い出せなかったら、良質な関係を築く事ができないでしょう。

恥を忍んで、もう一度、名刺を頂く勇気がありますか。

多くのビジネスマンは、初対面でいかに相手の方に自分の印象を良く見せるかを大切にしています。

ですので、アナログ式でもデジタル式でも、名刺整理をしっかりして、絶対に名刺情報を紛失させたりしてはいけません。

そして、ビジネスマンとして働いている方、個々人で仕事の環境が違いますから、一概に、アナログ式かデジタル式のどちらの方法が良いのかは断定できません。

ですので、それぞれのメリット・デメリットを確認して頂いて、自分のライフスタイルに合ったやり方で名刺整理をしていく事をおすすめします。

6.名刺整理のコツをご紹介

名刺整理は、アナログ式とデジタル式のやり方がありますが、その前にどちらともに使えるコツがあります。

それは、まずはお手元にある名刺を、優先順位をつけて保管する必要があるものと、全く保管する必要がないものとを分けたほうが効率良く保管する事ができます。

今後、本当に使う必要がある名刺や、現在連絡を取っている方の名刺のものを優先的に保管をする事がコツです。

ただし、今必要のない名刺に関しても、自分で分類してアナログ式やデジタル式で保管をしておきましょう。

また、名刺入れを複数個購入して、その中に取引先の担当者や企業の方の名刺を保管しておくのもおすすめですよ。

名刺整理のまとめ

名刺整理は、アナログ式【回転式名刺ホルダー・バインダー式ホルダー・ファイルフォルダー】とデジタル式【エクセル・アプリ・外注・市販ソフト】などの管理方法があります。

どちらとも、メリット・デメリットがありますので、働いている環境に合わせた保管方法を実践されてみてください。